La vision que l’on a du bureau est maintenant très différente de ce que la génération précédente avait. Cette différence commence à se sentir de plus en plus avec l’émergence du télétravail. Si la plus grande part de ce changement a été apportée par la crise sanitaire, ses bienfaits ont contribué à son maintien. Le « Flex office » est une des formes que peuvent prendre les bureaux de la nouvelle génération.
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Les bases du Flex office
Le concept est simple : pas de place fixe pour une personne donnée. Il n’est pas question d’une forme d’espace de travail complexe. Juste une opposition à la forme classique qui fige les salariés à un bureau. Il peut s’appliquer tout aussi bien à un open-space qu’à un bureau fermé. Le choix du poste revient donc à l’employé et il peut en changer autant qu’il veut en fonction des accords entre collègues et des tâches à accomplir pour la journée. Il peut prendre une forme différente en fonction de la nature de partage.
La mise en place d’un Flex office
Pour le mettre en place, vous aurez besoin de faire une distinction entre deux espaces bien définis. L’un sera alloué au travail et l’autre sera qualifié de subsidiaire. Le premier type est fait pour les tâches qu’on pourrait qualifier de plus « sérieuses ». Elles peuvent aussi demander plus d’exigences en termes de confidentialité.
L’espace subsidiaire, pour sa part, contient des points un peu plus axés sur le bien-être au travail. Des salles connexes peuvent se mettre en place, comme une salle de détente ou encore une salle de réunions informelles. Des plateformes comme Ubiq se feront un plaisir de vous en donner les détails et de vous aider à en trouver si vous en recherchez un, quelle que soit votre ville.
Les apports d’un tel type d’espace de travail
Son apport majeur se situe dans le cadre de la communication. Le fait de pouvoir changer de bureau favorise le contact entre collègues de travail. Ce phénomène vient briser un schéma de communication verticale. Elle offre l’occasion aux cadres de se mettre en relation directe avec les salariés dans le cadre formel des notes de service.
L’esprit d’équipe fait également partie des atouts du Flex office. La cohésion instaurée, la créativité vient en conséquence. L’ambiance conviviale créée permet aux esprits d’accroître leurs créativités. Les employés et toutes les personnes concernées sont donc dans des conditions qui offrent un rendement maximum.
Les points importants à garder sous le contrôle
Les nouvelles formes d’espaces de travail ne sont pas parfaites. Elles ont aussi des aspects auxquels on doit porter attention. Ce bureau peut être un frein au développement du sentiment d’appartenance à l’entreprise. La routine peut parfois mettre du temps avant de s’installer et donc les salariés peuvent manquer de repères.
Une organisation bien huilée doit être mise en place pour s’assurer que les bienfaits du Flex office soient au rendez-vous. Qu’elle soit à l’interne ou dans des espaces de coworking l’emploi des bureaux doit être réglé comme une horloge. Cela évitera les conflits relatifs à l’utilisation de certains points clés du bureau.