Un tableau note de frais sert à lister ligne par ligne chaque dépense avancée pour le compte d’une structure, avec sa date, son objet, son montant et le justificatif correspondant, puis à totaliser le tout pour obtenir le remboursement. Dans une association, un tableur de six à huit colonnes suffit, avec un total automatique et une case de validation pour le trésorier. La loi n’impose aucun format. L’essentiel est que chaque ligne renvoie à une pièce et à une activité réelle de l’association. Vous trouverez ci-dessous les colonnes à prévoir, un exemple rempli, les règles propres aux bénévoles et les erreurs qui retardent les remboursements.
- Colonnes minimales : date, objet de la dépense, activité concernée, nature (transport, repas, hébergement, fournitures), montant TTC, numéro du justificatif.
- Kilomètres : une colonne pour la distance parcourue et une autre pour le montant, calculé avec le taux retenu par l’association.
- Pied du tableau : total général, avance éventuelle à déduire, net à rembourser, signatures du demandeur et de la personne qui valide.
- Bénévoles : le même tableau, avec une mention qui indique clairement s’ils demandent le remboursement ou s’ils abandonnent leurs frais.
Les colonnes d’un tableau note de frais qui évitent les allers-retours
La plupart des notes de frais refusées ou mises en attente ont le même défaut : il manque une information que le trésorier doit ensuite réclamer. Une bonne grille règle ce problème dès la saisie, parce que chaque colonne répond à une question que se posera le valideur. Le tableau ci-dessous présente une structure qui convient aussi bien à un club sportif qu’à une association culturelle ou à une petite structure employeuse.
| Colonne | Ce qu’on y inscrit | À quoi elle sert |
|---|---|---|
| Date de la dépense | Le jour qui figure sur le ticket ou la facture | Rattacher la dépense au bon mois et au bon exercice |
| Objet ou motif | « Tournoi U13 à Rennes », « Achat de ballons pour l’école de foot » | Montrer que la dépense relève bien de l’objet de l’association |
| Nature | Transport, repas, hébergement, fournitures, téléphone | Imputer la dépense sur le bon compte comptable |
| Mode de paiement | Carte personnelle, espèces, virement | Éviter qu’une dépense réglée avec la carte de l’association soit remboursée une deuxième fois |
| Kilomètres | Distance aller et retour, avec le trajet indiqué | Calculer l’indemnité de déplacement |
| Montant TTC | La somme réellement payée | Alimenter le total à rembourser |
| N° de justificatif | J01, J02, J03… | Retrouver tout de suite la pièce jointe correspondante |
La colonne « nature » est celle qu’on néglige le plus souvent, alors que c’est elle qui fait gagner du temps à la clôture des comptes. Frais généraux de fonctionnement d’un côté (assurance, téléphone, fournitures de bureau), dépenses liées à un projet ou à une manifestation de l’autre : si cette distinction est faite au moment de la saisie, le trésorier n’a plus à reclasser chaque ticket et peut suivre le budget de chaque activité sans retraitement.
Créer son modèle Excel de note de frais en six étapes
Modèle note de frais téléchargé ou grille faite maison, le résultat est le même si la structure est solide. Construire son propre fichier prend une vingtaine de minutes et permet de l’adapter aux habitudes du bureau. Voici la marche à suivre dans Excel, LibreOffice Calc ou Google Sheets.
- Préparer l’en-tête. Nom de l’association, nom et qualité du demandeur (bénévole, salarié, membre du bureau), période couverte et numéro de note, par exemple NF-2026-014, pour faciliter le classement.
- Poser la ligne de titres. Reprenez les colonnes décrites plus haut, puis figez la ligne (Affichage, puis Figer les volets) afin qu’elle reste visible quand la liste s’allonge.
- Créer des listes déroulantes. Pour la colonne « nature », passez par Données, puis Validation des données : tout le monde utilise ainsi les mêmes intitulés et les totaux par catégorie restent fiables.
- Insérer les formules. Le total, l’indemnité kilométrique et les sous-totaux se calculent seuls (voir ci-dessous).
- Rédiger le pied de page. Total général, avance déjà versée, net à payer, case à cocher pour le choix entre remboursement et abandon de frais, puis deux zones de signature datée.
- Verrouiller et dupliquer. Protégez les cellules qui contiennent des formules et enregistrez le fichier comme modèle (.xltx) ou copiez l’onglet chaque mois, afin de ne jamais écraser une note déjà validée.
Les formules qui calculent la note de frais à votre place
Trois formules couvrent l’essentiel des besoins. Le total des montants s’obtient avec =SOMME(F2:F30). L’indemnité kilométrique d’une ligne se calcule avec =E2*$J$1, la cellule J1 contenant le taux au kilomètre adopté par l’association : si le taux change, il suffit de modifier cette seule cellule. Pour connaître la somme dépensée par catégorie, =SOMME.SI(C2:C30;"Repas";F2:F30) additionne uniquement les lignes classées en repas.
Le net à rembourser correspond au total moins l’avance éventuelle, soit =F31-F32. Ces formules fonctionnent de la même façon dans LibreOffice et dans Google Sheets réglé en français, qui utilisent eux aussi le point-virgule comme séparateur.
Exemple de tableau note de frais rempli pour un club sportif
Claire est éducatrice bénévole dans un club de football. En octobre 2026, elle a avancé plusieurs dépenses pour l’équipe dont elle s’occupe. Le bureau a fixé un taux interne de 0,30 € par kilomètre, chiffre retenu ici à titre d’illustration : chaque association fixe le sien, en général par une décision du bureau ou du conseil d’administration.
| Date | Objet | Nature | Km | Montant | Pièce |
|---|---|---|---|---|---|
| 05/10/2026 | Match à Laval, aller et retour | Transport | 84 | 25,20 € | J01 |
| 05/10/2026 | Péage du même trajet | Transport | 6,40 € | J02 | |
| 05/10/2026 | Goûter des joueurs | Fournitures d’activité | 18,75 € | J03 | |
| 12/10/2026 | Repas pendant le tournoi départemental | Repas | 14,90 € | J04 | |
| 19/10/2026 | Lot de dix chasubles | Équipement | 42,00 € | J05 | |
| 26/10/2026 | Parking de la salle omnisports | Transport | 3,50 € | J06 | |
| Total à rembourser (aucune avance reçue) | 110,75 € | ||||
Ce tableau est lisible parce que chaque ligne se suffit à elle-même : en lisant l’objet, le trésorier comprend pourquoi la dépense a été engagée. Pour les 84 kilomètres, Claire joint la convocation au match, qui atteste du déplacement. Le repas du 12 octobre est accepté parce qu’il a été pris pendant une compétition. Un repas sans lien avec une activité du club n’aurait rien à faire dans la note.
Comptabilité d’engagement oblige, la date de la dépense compte davantage que celle du remboursement. Des chasubles achetées le 19 décembre et remboursées le 8 janvier restent une charge de l’exercice au cours duquel elles ont été achetées. Une note qui mélange deux exercices complique donc l’arrêté des comptes : mieux vaut en faire deux.
Note de frais d’un bénévole : la procédure à suivre dans l’association
Un bénévole ne perçoit pas de rémunération, mais il peut être remboursé des dépenses qu’il engage pour l’association. Ce remboursement doit correspondre à des frais réels, justifiés et engagés dans le cadre de l’activité associative. Les sommes versées sans justificatif, ou sous forme de forfait déconnecté des dépenses réelles, peuvent être considérées comme une rémunération déguisée, avec des conséquences sociales et fiscales pour la structure. Dans le doute, il est préférable de demander l’avis de l’expert-comptable ou de la fédération.
Une fois le tableau rempli, le bénévole a deux possibilités :
- Demander le remboursement : l’association le rembourse par virement ou par chèque après validation, et la dépense est enregistrée en charge.
- Abandonner ses frais : il renonce par écrit au remboursement, ce qui vaut don à l’association. Si celle-ci peut délivrer des reçus fiscaux (associations d’intérêt général notamment), il peut recevoir un reçu (formulaire Cerfa n° 11580) ouvrant droit à une réduction d’impôt de 66 % du montant, dans la limite de 20 % de son revenu imposable.
Pour l’abandon de frais, la note doit être établie exactement comme pour un remboursement : même tableau, mêmes pièces, même validation. Les frais doivent être inscrits dans les comptes de l’association, et la renonciation doit être explicite, par exemple avec une mention manuscrite du type « Je renonce au remboursement des frais ci-dessus et les laisse à l’association à titre de don ». Pour les trajets en voiture, l’administration fiscale publie chaque année un barème kilométrique propre aux bénévoles : vérifiez le taux de l’année en cours sur le site des impôts avant de remplir la colonne.
Pièces à joindre au tableau d’un bénévole
- Les tickets et factures, en original ou en copie lisible selon la règle fixée par l’association.
- Pour chaque déplacement : date, point de départ, destination et motif (convocation, ordre de mission, compte rendu de réunion).
- La copie de la carte grise du véhicule lorsque l’association la demande pour appliquer le barème.
- L’attestation d’abandon de frais, signée et datée, si ce choix est fait.
Salarié, dirigeant ou dépense pour un tiers : adapter le tableau des notes de frais
Pour un salarié de l’association, la grille reste la même, mais le cadre change : les remboursements obéissent aux règles de l’Urssaf sur les frais professionnels, qui admettent soit les frais réels justifiés, soit certaines allocations forfaitaires plafonnées. La convention collective applicable peut aussi prévoir ses propres taux. Ajoutez au fichier une colonne « référence de la mission » et gardez la trace de la règle appliquée à chaque ligne.
Le cas des dirigeants bénévoles demande surtout une précaution d’organisation : personne ne valide sa propre note. Le président fait viser ses frais par le trésorier, et le trésorier fait viser les siens par le président ou par un autre membre du bureau. Cette double signature protège tout le monde lors d’une assemblée générale ou d’un contrôle.
Frais de débours et note de frais ne se confondent pas. Quand l’association avance pour un adhérent le prix d’une licence ou d’une place dans un car, puis lui en réclame le montant exact, il ne s’agit pas d’une dépense de fonctionnement : ces sommes doivent être suivies à part, sans passer par le tableau de remboursement des bénévoles.
Faire une note de frais sans erreur : les pièges repérés par les trésoriers
Les mêmes erreurs reviennent d’une saison à l’autre. Les connaître permet d’écrire dans le règlement intérieur ou dans une note du bureau des règles simples que chacun applique.
- Le ticket de carte bancaire seul. Il prouve un paiement, mais pas ce qui a été acheté. Il faut le ticket de caisse détaillé ou la facture.
- La note envoyée six mois plus tard. Les justificatifs se perdent et la dépense tombe parfois sur le mauvais exercice. Un délai de dépôt, par exemple soixante jours, évite ce problème.
- Le doublon. Une dépense payée avec la carte de l’association et déclarée aussi en note de frais : la colonne « mode de paiement » permet de la repérer tout de suite.
- Les kilomètres arrondis. « Environ 100 km » ne suffit pas. Indiquez le trajet précis, calculé avec un outil de calcul d’itinéraire.
- La TVA récupérée par erreur. Une association qui n’est pas assujettie raisonne en TTC. Des colonnes HT et TVA n’ont d’intérêt que si elle récupère effectivement la taxe.
- L’absence de signature du valideur. Sans visa, rien ne prouve que la dépense a été contrôlée avant d’être payée.
Une fois validées, les notes se classent par mois et par numéro, avec leurs pièces agrafées ou scannées dans le même dossier. Le travail de fin d’année en devient beaucoup plus simple : les sous-totaux par nature alimentent directement les comptes de charges, et préparer le Bilan financier association présenté en assemblée générale revient alors à additionner des montants déjà triés.
Quels justificatifs faut-il pour une note de frais d’association ?
Il faut une facture ou un ticket de caisse détaillé pour chaque achat, un document qui prouve le déplacement pour les trajets (convocation, ordre de mission, calendrier des rencontres) et, si le bénévole renonce au remboursement, son attestation d’abandon de frais signée.
Le trésorier doit-il signer chaque tableau de notes de frais ?
Aucun texte ne l’impose de façon générale, mais la validation écrite par une personne autre que le demandeur est une bonne pratique. Le plus souvent, c’est le trésorier qui signe, ou le président lorsque la note est celle du trésorier.
Un ticket de carte bancaire suffit-il comme pièce justificative ?
Non, en principe. Le ticket de carte indique un montant et un commerçant, mais pas la nature de l’achat. Le trésorier doit pouvoir vérifier ce qui a été acheté : demandez le ticket de caisse ou la facture au moment du paiement.
Peut-on présenter une seule note de frais pour tout un trimestre ?
C’est possible si l’association l’accepte, mais une note par mois reste plus facile à contrôler et réduit le risque de perdre des pièces. Si le trimestre chevauche deux exercices comptables, faites deux notes distinctes.
Combien de temps archiver les notes de frais et leurs justificatifs ?
Par prudence, on garde généralement les pièces comptables pendant dix ans, durée prévue par le Code de commerce et souvent appliquée par les associations. Les justificatifs liés à des reçus fiscaux doivent pouvoir être présentés en cas de contrôle de l’administration.
Faut-il un logiciel comme SAP Concur pour gérer les notes de frais d’une association ?
Ces solutions s’adressent surtout aux entreprises qui traitent beaucoup de notes, avec des circuits de validation complexes. Pour la plupart des associations, un tableur bien structuré, accompagné d’un dossier partagé pour les scans, suffit largement. Un outil spécialisé devient intéressant quand le nombre de salariés et de déplacements augmente.