Au fur et à mesure que les entreprises se développent, elles sont souvent confrontées au défi de dépasser leurs propres capacités dans les opérations quotidiennes. L’externalisation des tâches vers des agences, des indépendants ou des assistants virtuels peut apporter un soutien précieux, mais elle comporte également des risques potentiels. Dans ce texte, nous allons explorer certains risques et opportunités courants associés à l’externalisation pari en ligne.
Responsabilité des erreurs
Il peut toujours arriver que les employés ne respectent pas certains délais, fassent mal leur travail ou ne répondent pas à d’autres attentes. C’est bien sûr ennuyeux, mais il n’y a probablement pas de méchanceté ou de paresse derrière cela; après tout, le pigiste a été minutieusement contrôlé à l’avance. Avant de critiquer ou même de licencier l’employé, vous devez aller au fond des causes du problème.
La plupart du temps, vous le trouverez en vous-même ou dans des communications antérieures. Les raisons des objectifs manqués peuvent être, par exemple, des intrants trop faibles ou vagues, des attentes irréalistes ou des ressources insuffisantes, comme de mauvais outils ou un petit budget. Vous ne pouvez résoudre ce problème qu’en communiquant clairement, sans juger l’employé, mais plutôt en lui demandant quels sont ses besoins. Bien entendu, les raisons peuvent également incomber au pigiste. Qu’il s’agisse de problèmes privés ou d’une surestimation des capacités, ici aussi, la communication à hauteur d’homme est la clé de la solution.
Surcharge de pigistes
Peut-être venez-vous d’embaucher un freelance qui s’occupe principalement du marketing mais qui s’occupe aussi de tâches plus modestes si nécessaire. Le pigiste fournit des résultats extraordinaires, est motivé, aime travailler de plus longues heures et devient une partie importante de l’entreprise.
Le danger est que de plus en plus de tâches sont désormais confiées au freelance car vous comptez sur lui et son travail. Cela devient particulièrement difficile lorsque ces tâches ne relèvent plus ou seulement à distance du domaine de compétence de l’employé. Le grand danger est que les résultats baissent désormais dans tous les domaines car le freelance ne se focalise pas sur sa compétence ; il n’a peut-être aucune compétence dans d’autres domaines et ne fait que l’acquérir, et il est complètement épuisé en termes de temps. Vous ne le remarquerez peut-être même pas vous-même, et le freelance ne vous parlera pas forcément de la surcharge non plus car il ne veut pas mettre en péril son statut de top employé. La solution consiste à laisser les experts travailler dans leurs domaines de spécialité et, à mesure que l’entreprise se développe, à embaucher des pigistes ou des employés supplémentaires à un stade précoce.
Conserver les employés inadaptés
Si, malgré des discussions constructives, les délais sont dépassés à plusieurs reprises, les mêmes erreurs sont commises ou les accords ne sont pas respectés, vous devez vous demander s’il existe une perspective réaliste d’amélioration ou si vous devez peut-être vous tourner vers un autre freelance. Dans un tel cas aussi, on peut d’abord rechercher la responsabilité en soi-même, car on peut avoir mal évalué la personnalité de l’employé. Bien sûr, se séparer d’un employé n’est pas agréable, mais il ne faut pas le reporter si la poursuite de la coopération conduit à des résultats insuffisants et finalement au stress. Il est seulement important qu’avant cette étape vous recherchiez les causes (points 1 et 2) et communiquiez directement si la performance ne répond pas à vos propres attentes. Cependant, si ces discussions n’aboutissent à aucune amélioration, un changement d’employé est l’étape la plus sensée.
Entrer dans une dépendance
L’un des dangers de l’externalisation est de devenir dépendant d’une autre entreprise. Un moyen simple de vérifier si vous êtes dépendant d’un tiers est de vous poser cette question : Si l’entreprise XY s’arrêtait, les opérations commerciales seraient-elles rétablies dans un délai très court ? Dans le cas contraire, l’entreprise s’expose à un risque qui pourrait avoir des conséquences graves. En ce qui concerne les indépendants, ce point est moins pertinent, car ils peuvent être remplacés plus facilement et ne sont généralement pas responsables du cœur de métier de l’entreprise.
C’est différent si, par exemple, vous développez vos propres produits et les faites produire par des entreprises externes. Dans ce cas, des opérations commerciales régulières ne sont possibles que si les produits correspondants peuvent également être fabriqués. Si la production n’est pas possible pour une raison quelconque (insolvabilité, dommages matériels, goulots d’étranglement, etc.), vous n’avez soudainement plus de produits vous-même. Surtout lorsque vous vendez 1 à 5 produits du même fabricant, cela aurait de graves conséquences. Vous pouvez contrecarrer ce risque en recherchant un deuxième fabricant qui pourrait produire directement le produit correspondant si l’autre fabricant n’est plus disponible.
Conseil : Avec les indépendants et autres contrats à durée déterminée, vous pouvez vous protéger, vous et l’autre personne, contre les événements imprévus grâce à un contrat de service. Les points pertinents dans un tel contrat seraient le salaire, les heures de travail et la période de préavis.
Conclusion: Plus de ressources gratuites grâce à l’externalisation
À chaque croissance d’entreprise, les enjeux d’externalisation et tôt ou tard, la recherche de collaborateurs deviennent pertinents puisque les tâches à accomplir dépassent les capacités propres de l’entreprise. Enfin, au plus tard, vous devriez chercher de l’aide dans les domaines des opérations quotidiennes.
Des agences, des pigistes ou des assistants virtuels sont disponibles pour cela, qui ont tous leurs avantages et leurs inconvénients. Cependant, les freelances qui apportent avec eux beaucoup de motivation et qui s’intègrent progressivement dans le flux de travail de l’entreprise sont particulièrement précieux pour l’entreprise. Cela fonctionne particulièrement bien si vous avez déjà construit votre propre communauté.
Les agences ont l’inconvénient que vous communiquez toujours avec un intermédiaire, les flux de travail sont déjà définis et vous ne pouvez pas vous attendre à une disponibilité en dehors des heures normales de bureau. En retour, une agence professionnelle dispose de quelques employés et d’une quantité correspondante de connaissances spécialisées. Ici, il est important de vérifier à l’avance quelles expériences d’autres entreprises ont eues avec l’agence.
Pour les petites commandes, comme le traitement d’image, la création de logo ou la conception de packaging, il existe aujourd’hui d’innombrables plateformes sur lesquelles des graphistes professionnels proposent leurs services, parfois à des prix fixes très raisonnables.
Grâce à Internet et à ses nombreuses plateformes, l’externalisation n’a jamais été aussi facile et moins chère, c’est pourquoi même les jeunes entreprises peuvent se rabattre assez rapidement sur des offres correspondantes. En tant qu’entrepreneur, vous êtes responsable de travailler sur l’entreprise tandis que les flux de travail et les processus internes sont découplés de vous. Avec l’externalisation et les outils, vous pouvez y arriver assez rapidement et vous concentrer sur la croissance à long terme de l’entreprise.